Algemene voorwaarden en Privacyverklaring

Ter bevordering van een optimale samenwerking maakt de Besloten Vennootschap Reinboud Schoemaker Advocaat B.V. u attent op de volgende informatie. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst of andere rechtsbetrekking tussen de advocaat en een wederpartij, de cliënt. Bij het uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden zal het kantoor zoveel als mogelijk de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen.

• Het kantoor is op werkdagen (telefonisch) bereikbaar van 08.30 -17.30 uur. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag. 
• In de personenschadepraktijk worden de redelijke kosten van rechtsbijstand in beginsel vergoed door de aansprakelijke partij of diens verzekeraar. Dat houdt dus in dat er in beginsel kosteloos voor slachtoffers gewerkt wordt. Dat geldt overigens alleen als de aansprakelijkheid wordt erkend en de zaak in der minne wordt geregeld.
• Bij erkende aansprakelijkheid kan op kosten van de aansprakelijke partij een deelgeschillen procedure bij de rechtbank worden gestart.

Tarief

• Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld aan de hand van de gewerkte tijd vermenigvuldigd met de uurtarieven die jaarlijks worden vastgesteld. Het uurtarief wordt vastgesteld exclusief 21% BTW.
• Indien er specifieke kosten moeten worden gemaakt ten behoeve van een dossier die de algemene kosten te boven gaan zullen die kosten separaat in rekening gebracht worden. Alle bedragen zijn exclusief BTW.
• Het kantoor zal kosten die niet in haar tarieven zijn verwerkt doorbelasten aan de cliënt. Het betreft hier de algemene kosten, zoals hieronder (niet limitatief) nader beschreven.

a. Kosten van uittreksel of afschriften van officiële stukken almede eventueel vertaalwerk;

b. Griffierechten;

c. Deurwaarderskosten/procedurekosten, zoals van getuigen, deskundigen, de honorering van een deurwaarder;

d. Bijzondere telecommunicatie kosten, verzending per koerier;

e. Reis- en verblijfkosten. Reiskosten zullen per km worden gedeclareerd voor €0,26 waarbij rekening wordt gehouden met de indexering van de ANWB. Voor de kosten van de reistijd zal het honorarium tarief in rekening worden gebracht;

f. Kosten van ingeschakelde derden

• Door het kantoor ten behoeve van de opdrachtgever betaalde verschotten zullen separaat in rekening worden gebracht.
• Het kantoor is gerechtigd om aan de cliënt een voorschot in rekening te brengen. Na ontvangst van het voorschot zal het kantoor met de werkzaamheden dienen aan te vangen. Eventueel betaalde voorschotten worden verrekend met de einddeclaratie.
• In principe wordt op basis van de aldus geboekte werkzaamheden eens per kwartaal een gespecificeerde declaratie verzonden.
• Alle factuurbedragen zijn exclusief BTW.

Betalingen

• De declaraties dienen door de cliënt binnen veertien dagen te zijn voldaan, zonder aftrek, korting of verrekening. Dat is ook de termijn waarbinnen vragen en eventuele reclamaties schriftelijk kunnen worden ingediend. Bij gebreke van tijdige betaling wordt de cliënt geacht van rechtswege in verzuim te zijn en is het kantoor gerechtigd ingaande op de 15de dag de wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen. Verschuldigd op grond van artikel 6:119 Burgerlijk Wetboek dan wel, indien van toepassing, artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek. Alle in geval van niet tijdige betaling van een declaratie gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de cliënt. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen tenminste 15% van het verschuldigde bedrag.
• De van de opdrachtgever ontvangen bedragen strekken allereerst in mindering op de verschuldigde kosten, vervolgens op de verschuldigde rente, terwijl het restant zal worden afgeboekt van de oudste declaratie, ongeacht de doo r de opdrachtgever vermelde strekking van de betaling.
• De opdrachtgever machtigt het kantoor en de stichting beheer Derdengelden RS-advocaten hierbij onherroepelijk om tot verrekening van declaraties met betrekking tot enige zaak, die bij het kantoor in behandeling is van hem met de bij de Stichting beschikbare saldi over te gaan

Inschakeling derden

• Indien voor een juiste uitvoering van de opdracht de inschakeling van derden wenselijk of noodzakelijk is, zal hiertoe zoveel mogelijk tevoren overlegd worden met de cliënt. Bij de keuze van deze derden zal de nodige zorgvuldigheid in acht worden genomen. Het kantoor is echter niet aansprakelijk voor fouten van deze derden of tekortkomingen in de nakoming van hun verbintenissen.

Vernietiging van oude dossiers

• Gedurende een periode van 6 jaar na het afsluiten van een zaak zal het betreffende dossier in het archief worden bewaard. Na het verstrijken van deze termijn zal het dossier en de zich daarin bevindende stukken zonder nadere aankondiging worden vernietigd.

Aansprakelijkheid

• De aansprakelijkheid voor eventuele beroepsfouten is in zijn totaliteit steeds beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de (beroeps -) aansprakelijkheidsverzekeringen van het kantoor wordt uitbetaald vermeerderd met het bedrag van het eigen risico. Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de verzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot éénmaal het door het kantoor in de desbetreffende zaak in het desbetreffende jaar in rekening gebrachte bedrag exclusief verschotten en exclusief omzetbelasting, tot een maximum van €50.000,--. Het kantoor is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden.
• De opdrachtgever vrijwaart het kantoor tegen alle aanspraken van derden, die op enige wijze samenhangen met de werkzaamheden voor de opdrachtgever verricht, tenzij één en ander het gevolg is van grove nalatigheid of opzettelijke misdraging van onze kant.
• Het kantoor blijft enige en uitsluitend auteursgerechtigde betreffende alle door het kantoor opgestelde en /of aan de cliënt of derden verschafte stukken en dergelijke.
• Een aansprakelijkstelling dient te zijn voorafgegaan door een bij het kantoor ingediende schriftelijk gemotiveerde klacht. Alle aanspraken van de cliënt vervallen door verloop van een jaar na de beëindiging van de werkzaamheden waarop de aanspraken betrekking hebben.

Klachten - en geschillenregeling advocatuur

Het kantoor neemt deel aan de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur. Het kantoor hecht aan kwaliteit en doet er alles aan om uw belangen zo goed mogelijk te behartigen. Desondanks kan het voorkomen dat u als cliënt niet tevreden bent over de dienstverlening. In dat geval wordt u vriendelijk verzocht om dit eerst met de advocaat te bespreken. Mocht het kantoor uw bezwaren naar uw mening nie t bevredigend opgelost hebben, dan kunt u contact opnemen met de klachten functionaris en daarna, indien noodzakelijk, uw klachten voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.

‘s- Gravenhage, september 2021

Privacyverklaring (AVG register)

Wie zijn wij?

Wij zijn Reinboud Schoemaker Advocaten B.V.

Onder Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. vallen alle aan haar verbonden advocaten, waaronder begrepen de advocaat-stagiaires, student-stagiaires van diverse opleidingen, juridische of andersoortige medewerkers en (juridische of secretariële of administratieve) ondersteuners.

Bedrijfsnaam: Reinboud Schoemaker Advocaat B.V.

Adres: Koninginnegracht 8

2514 AA  Den Haag

Telefoonnummer: 070-4043346

Email: advocaat@reinboudschoemaker.nl

Kvk nummer: 84015411

Uw gegevens, hoe gaan wij daarmee om?

Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. verwerkt, zoals alle dienstverleners, gegevens. Wij vinden het belangrijk dat de gegevens die u met ons deelt, zo goed mogelijk zijn beschermd. Wij leven de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming na.

Uw rechten en vrijheden zijn belangrijk voor ons. Daarom informeren wij u in deze Privacyverklaring over hoe wij met uw gegevens omgaan.

Wat is gegevensverwerking?

Gegevensverwerking is het verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en wissen/vernietigen van uw gegevens.

Als advocaten kunnen wij niet functioneren en de belangen van onze cliënten niet behartigen zonder gegevens te verwerken.

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens van:

(potentiële*) cliënten, wederpartijen, advocaten en gemachtigden van wederpartijen, deurwaarders, verzekeraars, medewerkers, stagiaires, sollicitanten, deskundigen zoals (maar niet beperkt tot) medisch adviseurs, belastingadviseurs, accountants, etc.

  *Met potentiële cliënten worden bedoeld natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bij ons kantoor hebben gemeld om cliënt te worden, die daarbij één of meerdere gegevens aan ons hebben gegeven maar met wie nog geen overeenkomst van opdracht is aangegaan.

Welke gegevens verwerken wij van u?

In ieder geval:

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer(s), BSN, emailadres(sen)  

In sommige gevallen:

Bankrekeningnummer(s), loon-, belasting- en financiële gegevens, strafrechtelijke gegevens (bijzondere categorie), medische gegevens (bijzondere categorie), gegevens van onroerende zaken (zoals kadastrale gegevens, hypothecaire gegevens etc.), IP-adressen (Internet Protocol-adressen)

Deze laatste zes categorieën van gegevens verzamelen en verwerken wij alleen als dat nodig is om uw belangen zo goed mogelijk te kunnen behartigen.

Wij verwerken van u alleen de minimaal nodige gegevens. Dit houdt in dat wij geen gegevens van u verwerken die voor het doel waarvoor gegevens verwerkt worden niet nodig zijn. 

Waarom verzamelen en verwerken wij uw gegevens?

Als cliënt heeft u aan ons gevraagd om uw belangen te behartigen, u te verdedigen.

Dat kunnen wij alleen goed doen, als wij de benodigde gegevens hebben en mogen gebruiken. U heeft ons daarom uw gegevens verstrekt.

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend met als doel om uw belangen zo goed mogelijk te kunnen behartigen. Hierbij hoort onder meer: het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures innen van declaraties advisering, bemiddeling en verwijzing voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen.  

Als wederpartij, advocaat, gemachtigde, adviseur of andersoortige belangenbehartiger, deurwaarder, of verzekeraar of deskundige verwacht u van ons dat wij namens onze cliënt met u communiceren/corresponderen. Dat kunnen wij alleen, als wij de benodigde gegevens van u hebben en mogen gebruiken.

Uw gegevens zijn aan ons verstrekt door u, door onze cliënten, of zijn door derde partijen aan ons kenbaar gemaakt. 

Als medewerker, stagiaire of sollicitant bij ons kantoor verwacht u van ons dat wij met u communiceren/corresponderen, uw salaris (en overige emolumenten) of stagevergoeding uitbetalen en bij uw ziekte aan onze re-integratieverplichtingen voldoen. U heeft ons daarom uw gegevens verstrekt. 

Contractuele basis voor gegevensverwerking

U als cliënt heeft met ons een overeenkomst van opdracht gesloten (of u overweegt dit te doen). In deze overeenkomst geeft u toestemming voor het verwerken van uw gegevens voor het doel (de behandeling van de zaak) zoals in de overeenkomst van opdracht omschreven. 

U als medewerker of stagiaire heeft met ons een arbeidsovereenkomst of een stageovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst (of, indien u al vóór inwerkingtreding van de AVG in dienst was, in een addendum bij die overeenkomst) geeft u ons toestemming voor het verwerken van uw gegevens voor het doel (de correcte afhandeling van uw dienstverband of stage) waarvoor wij die gegevens verwerken. 

Aan wie verstrekken wij uw gegevens?

Advocaten hebben een beroepsgeheim jegens hun cliënt. Zij (en al hun medewerkers en ondersteuners) mogen dus in de uitoefening van hun taak óf daarbuiten en daarná uw gegevens nooit zonder uw toestemming met anderen delen. Advocaten moeten echter wel uw belangen goed kunnen behartigen. Daarvoor is het soms nodig om bepaalde gegevens van u te delen met derden. Dat doen wij altijd weloverwogen en in geval van extra gevoelige gegevens (zoals BSN, medische informatie, en strafrechtelijke informatie) alleen als het niet anders kan bij de behartiging van uw belangen. De afweging of het in uw belang is, maakt Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. zelfstandig.

Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat – bij behandeling van een letselschadezaak – medische informatie moet worden gedeeld met de medisch adviseur (=arts) die wordt ingeschakeld door Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. en/of die wordt ingeschakeld door de verzekeringsmaatschappij die de schade van u als cliënt moet vergoeden. Medici hebben ook een beroepsgeheim en mogen uw gegevens dus ook niet zomaar zonder uw toestemming aan derden verstrekken.

Ook kan dit het geval zijn als Reinboud Schoemaker Advocaten B.V voor u een gerechtelijke procedure voert. In dat geval worden uw gegevens gedeeld met (bijvoorbeeld) een deurwaarder, maar ook met de gerechtelijke instantie die de zaak behandelt.

Van medewerkers verstrekken wij indien nodig gegevens aan bijvoorbeeld de belastingdienst, arbodienst, bedrijfsarts, UWV, (beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheids- of ongevallen-)verzekeraar, en de (salaris)administrateur.

Ook verstrekken wij waar nodig gegevens aan de door ons ter behartiging van uw belangen ingeschakelde derden, zoals de deurwaarder en gerechtelijke instanties zoals de rechtbank. 

Wat doen wij om uw gegevens te beschermen?

Onze internetomgeving is beschermd door een firewall. Ook hanteren wij uiterst scherp afgestelde anti-virussoftware.

Onze softwaresystemen worden prompt en volledig geactualiseerd door middel van (fabrieks)updates op het gebied van data-veiligheid.

Bewaartermijn

Advocaten hebben de wettelijke plicht om de dossiers waarin zij hebben gewerkt ook nadat de zaak is geëindigd, te bewaren. De termijn daarvoor is maximaal 20 jaar. Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. bewaart uw gegevens minimaal 6 jaar, maximaal 20 jaar. Wij verwerken en gebruiken uw gegevens echter niet meer als er geen lopende zaken meer in behandeling zijn. Uw gegevens leiden dan een slapend bestaan in ons (digitale, of, bij oudere zaken papieren) archiefsysteem. Mocht een oude, gearchiveerde zaak weer actief worden, dan kan het nodig zijn dat wij uw gegevens weer gaan gebruiken. De door u bij aanvang van de zaak gegeven toestemming heeft ook op deze situatie betrekking. Ook in een zaak die herleeft, moeten immers uw belangen zo goed mogelijk behartigd kunnen worden. Ook moeten wij de oude gegevens nog gebruiken om na te gaan of wij geen belangenconflict hebben bij het aannemen van een zaak. Wij kunnen immers ook na afloop van uw zaak uw wederpartij niet bijstaan. Het recht om vergeten te worden staat aldus op gespannen voet met de wettelijke verplichting om uw dossier te archiveren. Dat kan niet anoniem. In een voorkomend geval zullen wij met u dus aanvullende afspraken maken over de bewaartermijn, indien u ons benadert om uw gegevens te verwijderen uit onze database. 

Uw rechten: wijzigen, inzien, verwijderen, overdragen en het recht van verzet

U kunt te allen tijde aan ons een schriftelijk verzoek doen om uw gegevens te mogen inzien, of te wijzigen. U kunt ook te allen tijde verzoeken uw gegevens over te dragen aan een derde. U kunt ook verzoeken om verwijdering van uw gegevens of zich verzetten tegen de verwerking van uw gegevens, maar dat kan ertoe leiden dat Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. uw belangen niet meer optimaal kan behartigen.

Slechts onder bijzondere omstandigheden is Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. gerechtigd om uw verzoek niet uit te voeren.

Wij reageren binnen een maand op uw verzoek. Uw verzoek kunt u het beste per e-mail richten aan advocaat@reinboudschoemaker.nl. U mag het verzoek uiteraard ook per post, per telefoon of op een andere manier doen. 

Klachtrecht

Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat Reinboud Schoemaker Advocaten B.V. niet goed omgaat met uw gegevens, kunt u daarover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien u verdere vragen heeft over de verwerking van uw gegevens, wilt u dan contact met ons opnemen? Dat kan telefonisch (070-4043346) of per email (advocaat@reinboudschoemaker.nl).